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1年間バーチャルオフィスを運用した効果とは? コグラフに聞いてみた

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出社せずに好きな場所で働く「リモートワーク」が当たり前になりつつあります。リモートワークは働く環境を自由に選べる、移動時間や交通費を削減できるなどのメリットもありますが、一方で雑談が生まれにくいといったデメリットも。結局どんな出勤スタイルにすればよいのか、多くの企業が頭を悩ませているのではないでしょうか?

「うちの社員はバーチャルオフィスに出社しています!」

そう話すのは、コグラフ株式会社の中村洋一郎さんと横山美貴さん。なんとバーチャルオフィスを運用して、1年経つのだとか。バーチャルオフィスってそもそも何? 1年間運用した効果は? 気になることを2人に質問してみました!

中村洋一郎さん

コグラフ株式会社 サステナビリティ推進室長/社外取締役
社員、企業、社会の持続可能性を高めるべく、2017年にコグウェル(社内ウェルネス施策)、2018年にゴタウェル(五反田の企業ウェルネスネットワーク)を立ち上げ、施策立案から実行まで担当。米国・ニューヨーク在住。米国・バブソン大学MBA。週末養蜂家。

横山美貴さん

コグラフ株式会社 プロダクトチーム Business Design Office室長
AI×会話の領域で電話を再発明すべく、オフィス・店舗の電話番「マヤイ」を育成中。マーケティング、セールス、カスタマーサクセスを担当。通称マヤイ姉さん。

コロナ前からあった課題解決のためにバーチャルオフィス導入へ

ーーコグラフさんが運用している「バーチャルオフィス」とは、そもそも何でしょうか?

オンラインで出社できるオフィスのことです。WEB上に作った仮想オフィスにアクセスすることで、社員が一つの場所に集まって働くことができます。
中村さん

――なるほど。もしよければコグラフさんのバーチャルオフィスを見せていただけませんか。

いいですよ。うちのバーチャルオフィスはこんな感じです。
中村さん

▲コグラフさんのバーチャルオフィス。机や椅子が並び、いろんな場所に社員のアイコンがある

「oVice(オヴィス)」というバーチャルオフィスツールを使って、オフィス空間をWEB上に作りました。自分のアイコンを動かして、室内を自由に移動することができます。相手に近づいてマイクをオンにすれば話しかけられますし、周囲の音が聞こえるので雑談に加わることもできて、リアルなオフィスに近い感覚で働けます。

ちなみに四角い机が並んでいるところは執務スペース、丸テーブルはカフェスペース、右側の4つの四角形はそれぞれ会議室をイメージしています。
中村さん

――それぞれのエリアで役割は違うのでしょうか?

運用したばかりの頃は、「会議室は会議をする場所」「執務スペースは仕事に集中する場所」と役割を決めていましたが、今は自由に使ってもらっています。どこにアイコンを置くかは、正直そこまで重要ではないので。
中村さん

――バーチャルオフィスの運用を始めたきっかけは何でしょうか。やはり新型コロナウイルス感染症の影響ですか?

はい、緊急事態宣言が東京に発令されたことがきっかけです。ただ、コロナ禍前から会社の中で帰属意識に対する課題を感じていまして……。

コグラフにはソフトウェア開発やデータ分析を行う部署もあるので、だいたい3〜4割の社員はお客様のオフィスに常駐して働いています。コロナ禍以前から社員が会社に集まることが少なく、帰属意識の低下が課題になっていました。

そんな中、緊急事態宣言が出た。さらに課題が大きくなることを懸念して、動くなら今しかないと思い、バーチャルオフィスの運用に踏み切りました。
中村さん

――ある意味コロナ禍が良い転機になった、と。どんな手順で導入を進めたのでしょうか?

代表の森と数名でバーチャルオフィスのツールを選んで、「明日からこれにログインしてください」とSlackで全社に伝えました。新しいことを始めるときって、試験的に一部の部署から始めるやり方もありますよね。

でも、今回は緊急事態宣言が出て急に対応しなきゃいけなくなった。社員はみんなITリテラシーが高いので、どんなツールでも1〜2日使えば慣れるだろうと思い、いきなり全社に導入しました。幸い、反発の声もなくスムーズに受け入れてもらえましたね。
中村さん

半歩先の未来のツールが定着しやすい

――「oVice」というツールを使っていますが、決め手は何でしたか?

これまでいくつかのツールを使ってきましたが、「oVice」はオフィスで働いている感覚に一番近い。画面のデザインもそうですし、相手に近づいて気軽に話しかけられるのもリアルな環境に似ています。
中村さん
感覚的に使えるのは、ツール選びで大切なポイントですね。

「oVice」を導入したあと、別のツールも使ってみましたが、画面のデザインがおしゃれ過ぎて……。真っ白な空間に丸い模様がぽつぽつ描いてあるデザインで、社員からは「どこにアイコンを置いていいかわからない」「話しかけにくい」などの意見が出ました。それで、また「oVice」に戻したという経緯があります。
横山さん
デザインが斬新で未来すぎるものって、案外定着しにくいんですよね。仮想のオフィスだけど、その中に現実味がある方が最初は受け入れられやすい。遠い未来ではなく、半歩先の未来のツールという点で「oVice」がちょうどよかった。
中村さん
おしゃれなデザインのツールでも、違和感なくコミュニケーションを取れる人はいると思うんです。コグラフはシャイな人が多いので会社に近いデザインのほうが使いやすかったようですが、積極的に話しかけられる人が多い会社ならまた違うのかな、と。
横山さん

――まずは使ってみて、違和感があれば辞める。挑戦と失敗を繰り返して最適なものを探しているのですね。

そうですね。多機能なツールが必ずしも良いとは限らない。何を実現したいのか、絶対譲れないものは何かなど、ツールに求める要素を洗い出して必要な機能がそろっているものを気軽に使ってみると良いと思います。ツールの導入がかえって負担になるケースもあるので、そもそもバーチャルオフィス自体が必要なのか導入前に立ち返って考えてみることも重要です。
中村さん

バーチャルオフィスで帰属意識は高まる? 1年使ってわかったこと

――ずばり、1年間バーチャルオフィスを使って感じたメリット、デメリットとは?

メリットは、課題だった「帰属意識の低下」が解消されつつあることですね。実は僕、5年ほど前からずっとニューヨークでリモートワークをしているんです。これまで業務のことでやり取りをするのは代表の森さんくらいで、その他の社員はSlackで名前を見るだけだったので、心理的な距離を感じていました。

でも、バーチャルオフィスになってから、同じ空間に知っている名前の人のアイコンがうろうろしていて……それだけで「あぁ、自分はこの会社の一員なんだな」と感じられました。きっと他の常駐メンバーも同じ気持ちだと思います。

デメリットは特に感じてないですね。横山さんはどうですか?
中村さん
ん〜デメリットではないですが、まだ運用面は完璧ではないと感じています。バーチャルオフィスに限らず、何か新しいものを導入するときには一定数受け入れられない人もいて。大きな声で反発しなくても、「何でこれをやるんだろう?」と心の中で思っている人はいるはずです。

そうした人たちを無理やり巻き込むのではなく、負担なく参加してもらうためにどうすればいいのか、まだ考えていく必要がありますね。
横山さん

――例えば、これまで運用面でどんなことを工夫したのでしょうか?

やっぱり納得感がないと使ってもらえません。だから「何のためにやるのか」を社員にちゃんと伝えることが、すごく大事だと思います。その点コグラフは、代表の森が元エンジニアだということもあり、ツールを導入する意義をしっかり考えて言語化した上で全社にアナウンスをしました。だからこそ、社内の反発が生まれにくかったのかもしれません。
横山さん

――導入前の準備が大事なのですね。最低限これは守ってね、といった運用ルールは作っていますか?

勤務開始したらログインしてね、というくらいであまり細かいルールは設けていません。ルールを作ると、その分ルール違反の項目もできてしまう。それがトラブルや不満のタネになることも考えられるので、あえてふわっとさせているのが正直なところです。
横山さん

まずはやってみる! 挑戦が課題解決につながるかもしれない

――最後に、これからバーチャルオフィスの導入を考えている方に伝えたいことはありますでしょうか。

大きなことは言えませんが、やりたいと思ったらやってみましょう。必要性がなければ辞めればいい。バーチャルオフィスを導入することは手段であって、目的になるのは良くないので、ちゃんと課題意識があった上で導入するのであればどんどん挑戦してみるべきだと思います。
中村さん
とりあえずやってみることは、すごく大事です。正直、バーチャルオフィスはすべての会社が導入するべきものではないと思っていて。コグラフのようにコミュニケーションの課題があっても、バーチャルオフィスとは別の方法で解決できることもあります。ただ、自社に必要かどうかは使ってみないと判断するのが難しいので、まずはチャレンジしてみると良いのではないでしょうか。
横山さん

ーー中村さん、横山さん、ありがとうございました!

今後もリモートワーク推進の流れは続きそうです。コグラフさんのように帰属意識の低下やコミュニケーション不足など、課題を感じている企業はバーチャルオフィスを試してみてはいかがでしょうか。

 

(文:水上アユミ/ノオト 編集:杉山大祐/ノオト)

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